为什么你不应该照搬别人的系统？
不要力求复制别人看起来更高级的系统，不要沉浸在更好、更全、更完美的方法论或者计划中。
01 我经历的三件事
001 个人任务管理
今年的 6 月末临近学期结束时，我手头的事情突然堆积得像山一样多，需要按时间依次处理：
- 和同学一起找到合适的租房并签约
- 准备四门期末考试
- 从学校搬出来，采购基本生活用品
- 和约好的老板面试，判断工作是否合适
- 返回家乡
- 参加日语 N3 考试
- 和网友面基吃饭
- 回到南京，继续准备面试或入职。
凡此种种，这个过程大概要花半个月时间。之前我一直用 Microsoft To Do 和苹果自带的备忘录做任务管理，逐渐感到力不从心。于是网上找到了一个号称使用 GTD 理念管理任务的应用 Omnifocus，看了大概两分钟的界面介绍，觉得很喜欢就开始上手了。
到现在我重度使用它四个月了。
我用它安排日语考试当天的行程，和朋友见面的安排，在南京的工作面试。我用它管理学校与生活的事务，公司与职业的事务。中途心水了少楠先生的 P.A.R.A.管理法，于是把需要长期维护的事务分成四块：写作练习、剪辑练习、软件的探索学习和思维训练。
（P.A.R.A 管理法）
（P.A.R.A 在 Omnifocus 里的实践）
在移动端上 Drafts 一直是我的信息输入口，我使用它创建任务发送到 Omnifocus。早晨和晚上的例行事项在 Due 里完成，方便每天重复勾选和定时提醒。三个月的时间里根据目标的改变，我自上而下重新设置了项目和列表层次结构，更新了个人任务管理（Personal Task Management，简称 PTM）的使用流程，解决了第一次在外租房工作产生的大量事务。
问题来了，为什么要改变原有的管理任务的系统？
因为身份改变了。曾经的我单纯只是一个学生，生活并不复杂，每天有大量任务是机械重复的，一页清单就足够列完。现在我需要扮演多个角色。学业压力变轻的同时，我有了主业和副业，有大量无法一次性完成的工作：完成一只视频，购买大量生活用品，根据实习经验调整职业规划，搭建和维护个人知识库。我需要一个能母项套子项，动作衔接动作的项目组，我要搭建更复杂的层级管理。这些都是高频刚需，Microsoft to do 已经无法满足。
这是我近三年生活中任务管理系统发生的改变。
（过去和现在使用工具的改变）
002 后期工作流程
我实习的工作是剪辑助理。在后期行业里一名优秀的剪辑师需要做好归纳素材，理时间线，分好轨道，设置片段颜色，素材管理，好的工作流程的都是相似的。虽然相似，每位优秀的剪辑师都在不断完成商业项目的过程中花了很多时间优化流程。每一位我喜欢的剪辑师分享经验谈时都会强调要「养成良好的工作习惯」，「做好素材管理」。
2020-2021 的两年时间里我陆续制作了数只视频。第一次做视频时我的所有音频文件都直接放在桌面上导致桌面又乱又不能动，一动就要重新链接素材。第六次做视频断断续续花了半年时间，最终支撑不下去选择了放弃。经历这次事件我意识到一条清晰明确的时间线能产生巨大的改观，省去大量「重新启动」、寻找素材位置的精力消耗。
（一个已经弃置的项目）
后续虽然有所改观，但在真正从业之前我的素材管理意识都非常羸弱，直到工作上的前辈分享给了我一个商业项目工程文件练手时，打开硬盘的我微微一惊。
一目了然的文件分类，方便查找素材，方便前后部门交接，也方便修改添加。在这次经历之后我又修改了工作流程，前期搜寻素材时「做好文件管理」成为了时刻被记在心里的一步。
这是我近两年进行后期制作，从业余走向职场的过程中发生的改变。
003 个人知识管理
我们常有的经历是：记录下一些想法，几则不知道怎么分类的笔记，积累到一定数量后某种笔记之间共通的特征概念逐渐清晰，随后特征被提炼出来作为一种分类，成为文件夹的名字。 经历这种过程是因为我们对许多领域了解甚少，或者干脆是在未知的领域里从零开荒。在最初我们所以很难做适合的分类，无序的笔记堆积成为了必经之路。
如果必须分类才能记录，那么就很难迈出第一步。相反，所有的分类结构都是慢慢涌现出来的，并非是静态不变的。
知识框架是顶层设计，而分类是从信息反推不断优化.
个人知识管理（Personal Knowledge Management，简称 PKM）最开始都是从下往上架构系统的。它需要不断地迭代优化，融合不同的理念和逻辑。我的笔记分类是：「向内的审视」（对人，对我）和「向外的审视」（对世界）。所有日常摄入的内容都能放入这二元的框架，之后再按照学科、行业进行细分。这个体系一开始是用来分类自己写的稿子的，也是我以二元看待世界的体现，后来扩大用在对所有收录文章进行分类。原本放在「发件箱」里的写稿，因为我开始尝试做一个内容创作者，变成了按照流程分类。
这是我近两年 PKM 的迭代过程：
（笔记管理）
（发件箱）
02 我们应该用什么样的态度建立系统
001 对于系统
我分享的这些故事是在说什么？为什么要慢慢迭代系统？为什么不能直接复制别人的？
系统是一个包括了输入输出的完整结构，完成第一次输出就已经搭建出雏形了。不完成输出，新的想法、工具就不会被融入。不多次循环流程，系统就不会迭代更新。笔记如果不需要频繁地查看调用，不分类不打上标签也无所谓。使用频率决定了系统被优化到什么程度，身份和工作的改变会带来系统的迭代，经验认知的积累会带来系统的迭代。在这之前，过早的「优化」会是一场灾难。
如果你是一个效率爱好者，兴趣驱动下你会尝试大量效率应用，不断的调整自己的使用方式，乐此不疲地比较着不同应用和方法的优劣，这个过程我们称之为「折腾」。随着身份、环境的改变，随着不停完成大大小小的任务，PTM 自建立之后不断更新，直到最后在某几个应用上安定下来。最终我们落定的使用方式和搭建的系统，我们遵循的运作逻辑，一定会比当初的更强大、完善，更适合自己。
扩大来说，这个系统也可以是金钱游戏里的交易系统。即使能得到一个沉淀多年，熟稔游戏规则的老手的完整相授，人也无法严格遵守一套自己不理解的规则，尤其当这个系统与自己的经济利益息息相关时。我们看到别人大涨而耐不住性，我们清空仓位追涨杀跌，我们惨败离场，被外力灌输而强制优化的系统往往会水土不服，推到重来。如果没有一套一步步自己建立的逻辑支撑，拿什么信念去相信这些规则？既然不相信，不遵守也是早晚的事。
如今创作者经济兴起，到处都有人在卖教程。有人教你「五小时学会用写作赚钱」，有人教你「股神秘诀」，詹姆斯卡梅隆跑到 MasterClass 上教 Flimmaking，难道上过他的 15 节课就能成为导演？即使给出了很详细的实操手册你也无法照搬，你还是要自踏荆棘。在佛教中有一句话叫「自修自正自金刚」，修行需要自证的过程，需要亲身经历。倘若你的体系对你 100% 正确有效，但他人拿来模仿复现的时候，开始只会处于「知道」的阶段。他不了解系统的构造过程，心理上没有达到信任的程度就会在中途夭折。
这是一个常见的过程，从来没有一步登天的捷径可走，也没有随随便便的成功。我们总是从零开始摸爬滚打。
盖尔定律(Gall‘s Law)说：
复杂系统总是源于简单系统的演化。一个运转正常的复杂系统，总是从一个运转正常的简单系统演化而来。 反之也是一样的：一个从零开始设计的复杂系统永远不会起作用，也不可能让它起作用。你必须重新开始，从一个简单的系统开始。
002 对于工具和人
在少数派这里有无数优质的教程，付费与否，它们的质量都很高。但它们无法被复制。教程的作者们是一群把工具用到极致的人，他们是一种更广阔的，上限更高的可能性的展示。可以这么做，不代表就要这么做。
明白核心需求，找到合适的工具，就直接开始吧。进行一些适当的研究，完成第一次的实践，这个过程中一个系统的雏形已经搭建完毕。不要力求复制别人看起来更高级的系统，不要沉浸在更好、更全、更完美的方法论或者计划中。我们借鉴一些别人的零件来改造自己的，读得懂的试试放进去，不懂的就不采纳。重要的是投入实践，纠正，得到正反馈，再次实践，再次纠正。多次循环这个过程，变化就会自动产生。
在这个循环过程中你会习惯新工具的使用逻辑，把它们嵌入日常的使用场景中，建立工作流程，按照个人习惯对工具进行微调，也许还会在几个功能相似的替代品之间做出选择。花里胡哨的东西会被抛弃掉，简洁明了的东西会被保存，还会找到许多好用的小技巧小插件。一些原本需要查看、确认的东西（比如这个功能在哪，要怎么用它）会成为本能，你的大脑会腾出空间尝试新的内容（实用的网站、插件或是逻辑原理）。它们适配成为系统的一部分，你会更深刻地理解系统的底层架构。
你不停地循环，不停地循环，你追求的不是在某件事上的成败，某个工具的优劣。
不，你追求的不是眼前虚无缥缈的云烟，你追求的是发展一个系统。
一个由工具-人-系统三位一体诞生的系统，一套适合自己，满足需求，能产生价值，能长期复用的方法论。
你知道它从零到一，从一到百的构建过程，你明白它背后的运作逻辑，你知道什么情况下它会失效，你对它如臂使指毫无顾忌。
这时你可以说，「我擅长后期/炒股/平面设计/写文章/任务管理/前端开发……」